RODO w e-commerce i zarządzaniu leadami

Jak prawidłowo dbać o dane osobowe swoich Klientów?

YouLead, jako platforma marketing automation, oferuje swoim użytkownikom moduł zgód, który stanowi kluczowy element w dbaniu o poprawność i legalność przetwarzania danych osobowych.

Moduł ten umożliwia efektywną komunikację z klientami, respektując przy tym wszystkie zgody i preferencje komunikacyjne. Dzięki integracji z różnorodnymi źródłami danych, takimi jak: reklamy Facebook Lead Ads, Google Forms, czy różnego rodzaju oprogramowanie CRM i DMS, system YouLead zapewnia aktualność i spójność zgromadzonych informacji.

W przypadku używania kilku systemów przetwarzających dane – synchronizacja zgód może odbywać się na bieżąco (za pomocą API), co eliminuje ryzyko wysłania niechcianej komunikacji i pozwala na budowanie zaufania między marką a klientem.

W module zgód firma może przechowywać informacje na temat rodzaju zgody, oraz kanału na została ona wyrażona (np. email, SMS, telefon). Moduł przechowuje także treść zgody, która była dostępna na stronie www w czasie jej udzielania. Taka transparentność i kontrola nad zgromadzonymi danymi to klucz do sukcesu w dbaniu o bezpieczeństwo i prywatność klientów.

Co jednak jeśli chcemy zadbać o zarządzanie całym procesem przetwarzania danych osobowych, a nie tylko poszczególnymi zgodami?

Często zadajemy sobie pytanie co stanowi największą wartość dla przedsiębiorców działających na rynku e-commerce lub pracujących na leadach? Jedną z odpowiedzi na to pytanie, która sama nasuwa się na myśl są dane osobowe klientów. Mowa tu zarówno o danych obecnych, jak i przyszłych Klientów, których jesteśmy w stanie pozyskać. Co zatem by się stało, gdybyśmy stracili dostęp do wszystkich zgromadzonych informacji?
Bezwątpienia doprowadziłoby to na nas wiele problemów, zaczynając od realizowania zamówień (brak danych teleadresowych), przez pozyskiwanie kolejnych sprzedaży (brak remarketingu) na utracie przyszłych sprzedaży kończąc (brak zaufania klientów).

Ryzyka i zagrożenia w kontekście RODO

Przedstawione powyżej problemy, to jednak nie jedyne zagrożenia, na które napotkać może przedsiębiorca w przypadku utraty dostępu do danych osobowych klientów. Dane bowiem mogą zostać wykradzione i wykorzystane do działań nielegalnych, oszustw, scamu lub wykorzystane do rozsyłania SPAM-u. Niezależnie jednak czy dane zostaną utracone, skradzione, czy wykorzystane w inny niewłaściwy sposób złamane zostało prawo i zapisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Wiąże się to ze zgłoszeniem incydentu do UODO i może skutkować wysoką karą nałożoną przez ten organ.

Jak się zabezpieczyć na wypadek utraty danych?

Przede wszystkim proces poprawnego dbania o dane osobowe należy rozpocząć od zmapowania procesów, do których dochodzi w organizacji. Poznać i przeanalizować przepływ danych, wskazać podmioty korzystające z naszych danych oraz zastanowić się nad zagrożeniami, które możemy napotkać. Te elementy naszej pracy można określić mianem analizy ryzyka, która jest kluczowa dla bezpieczeństwa danych osobowych oraz ich prawidłowego przetwarzania. W tym miejscu jednak wielu przedsiębiorców napotyka na problemy, których nie jest w stanie pokonać. Brak wiedzy, środków i czasu, bo o nich mowa
powodują, że ten istotny obszar dla działań e-commerce i branż pracujących na leadach zostaje odłożony na później. Czasem, niestety jest to zbyt późno!

Sugerowane rozwiązanie

W celu zabezpieczenia swoich danych osobowych warto współpracować ze świadomymi partnerami, ceniącymi sobie wysokie standardy pracami z danymi. Podmiotom, które dbają o dane i są świadome ich wartości. Dlatego wykorzystują najnowocześniejsze narzędzia, dostępne na rynku, aby świadczyć bezpieczne usługi. Eksperci YouLead, którzy na co dzień zarządzają kwestiami ochrony danych osobowych zapoznali się z aplikacją GDPR Risk Tracker. Rzeczywiście zarządzanie procesami bezpieczeństwa danych w tej aplikacji może znacząco ułatwić życie. Sama zaś aplikacja stanowi kompleksowe narzędzie do analizy ryzyka i oraz oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) pozwalająca na weryfikację zgodności z RODO. Wiemy jak ważne są dla Ciebie zgromadzone dane i jak się o nie troszczyć!

Moduł zgód YouLead pozwoli firmie czuć się bezpiecznie w obszarze prawidłowej komunikacji marketingowej, zaś GDPR Risk Tracker pomoże zarządzać RODO w procesach obejmujących ochronę danych w całej firmie.

Artykuł powstał w ramach współpracy z partnerem: firmą GDPR Risk Tracker.

Autor wpisu

YouLead